Identity area
Reference code
TH MJUAR RG002/2556
Title
เอกสารกองการเจ้าหน้าที่/กองบริหารทรัพยากรบุคคล มหาวิทยาลัยแม่โจ้
Date(s)
- 1957 - 2015 (Accumulation)
Level of description
Fonds
Extent and medium
เอกสารจำพวกนี้มีจำนวนทั้งหมด 18 กล่อง
Name of creator
(2556-)
Administrative history
กองการเจ้าหน้าที่ สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยแม่โจ้ ปัจจุบันตั้งอยู่อาคารสำนักงานอธิการบดี ชั้น 4 มีประวัติความเป็นมาดังนี้
พ.ศ. 2530 เป็นส่วนราชการในสังกัดกองการเจ้าหน้าที่ สำนักงานอธิการบดี โดย ก.ม.อนุมัติให้แบ่งส่วนราชการเป็น “งานการเจ้าหน้าที่” ตามหนังสือทบวงมหาวิทยาลัย ที่ ทม 0202/16021 ลงวันที่ 6 กรกฎาคม 2530
พ.ศ. 2540 เป็นส่วนราชการในสังกัดสำนักงานอธิการบดี โดยมหาวิทยาลัยได้แบ่งส่วนราชการเป็นการภายในให้จัดตั้งเป็น “กองการเจ้าหน้าที่” ขึ้นแทน งานการเจ้าหน้าที่ ตามประกาศมหาวิทยาลัยแม่โจ้ ที่ 367/2540 ลงวันที่ 18 พฤศจิกายน พ.ศ. 2540
พ.ศ. 2542 เป็นส่วนราชการในสังกัดสำนักงานอธิการบดี โดยสภามหาวิทยาลัยแม่โจ้ ในคราวประชุมครั้งที่ 7/2542 เมื่อวันที่ 28 พฤศจิกายน 2542 และครั้งที่ 8/2542 เมื่อวันที่ 26 ธันวาคม 2542 ให้จัดตั้งและแบ่งหน่วยงานเป็นการภายใน ดังนี้
“ข้อ 2 (1) ให้แบ่งเป็นหน่วยงาน กองการเจ้าหน้าที่ ในสำนักงานอธิการบดี”
“ข้อ 7 ให้แบ่งหน่วยงานในกองการเจ้าหน้าที่ สำนักงานอธิการบดี ดังนี้
(1) งานธุรการ
(2) งานตำแหน่งและอัตรากำลัง
(3) งานบริหารงานบุคคล
(4) งานทะเบียนประวัติ
(5) งานวินัยและนิติการ”
พ.ศ. 2550 เป็นส่วนราชการในสังกัดสำนักงานอธิการบดี โดยสภามหาวิทยาลัยแม่โจ้ ในคราวประชุมครั้งที่ 7/2550 เมื่อวันที่ 7 ตุลาคม พ.ศ. 2550 ให้แบ่งหน่วยงานที่มีฐานะเทียบเท่างาน พ.ศ. 2550 ดังนี้
“ข้อ 9 ให้แบ่งหน่วยงานภายในกองการเจ้าหน้าที่ ดังนี้
(1) งานบริหารและธุรการ
(2) งานตำแหน่งและอัตรากำลัง
(3) งานพัฒนาบุคลากร
(4) งานทะเบียนประวัติ
(5) งานวินัยและนิติการ
พ.ศ. 2552 เป็นส่วนราชการในสังกัดสำนักงานอธิการบดี โดยสภามหาวิทยาลัยแม่โจ้ ในคราวประชุมครั้งที่ 9/2552 เมื่อวันที่ 20 ธันวาคม พ.ศ. 2552 ให้แบ่งหน่วยงานที่มีฐานะเทียบเท่ากอง พ.ศ. 2552 ดังนี้
“ข้อ 2 ให้แบ่งหน่วยงานภายในกองการเจ้าหน้าที่ ดังนี้
(1) งานบริหารและธุรการ
(2) งานตำแหน่งและอัตรากำลัง
(3) งานพัฒนาบุคลากร
(4) งานทะเบียนประวัติ
(5) งานวินัยและนิติการ
พ.ศ. 2530 เป็นส่วนราชการในสังกัดกองการเจ้าหน้าที่ สำนักงานอธิการบดี โดย ก.ม.อนุมัติให้แบ่งส่วนราชการเป็น “งานการเจ้าหน้าที่” ตามหนังสือทบวงมหาวิทยาลัย ที่ ทม 0202/16021 ลงวันที่ 6 กรกฎาคม 2530
พ.ศ. 2540 เป็นส่วนราชการในสังกัดสำนักงานอธิการบดี โดยมหาวิทยาลัยได้แบ่งส่วนราชการเป็นการภายในให้จัดตั้งเป็น “กองการเจ้าหน้าที่” ขึ้นแทน งานการเจ้าหน้าที่ ตามประกาศมหาวิทยาลัยแม่โจ้ ที่ 367/2540 ลงวันที่ 18 พฤศจิกายน พ.ศ. 2540
พ.ศ. 2542 เป็นส่วนราชการในสังกัดสำนักงานอธิการบดี โดยสภามหาวิทยาลัยแม่โจ้ ในคราวประชุมครั้งที่ 7/2542 เมื่อวันที่ 28 พฤศจิกายน 2542 และครั้งที่ 8/2542 เมื่อวันที่ 26 ธันวาคม 2542 ให้จัดตั้งและแบ่งหน่วยงานเป็นการภายใน ดังนี้
“ข้อ 2 (1) ให้แบ่งเป็นหน่วยงาน กองการเจ้าหน้าที่ ในสำนักงานอธิการบดี”
“ข้อ 7 ให้แบ่งหน่วยงานในกองการเจ้าหน้าที่ สำนักงานอธิการบดี ดังนี้
(1) งานธุรการ
(2) งานตำแหน่งและอัตรากำลัง
(3) งานบริหารงานบุคคล
(4) งานทะเบียนประวัติ
(5) งานวินัยและนิติการ”
พ.ศ. 2550 เป็นส่วนราชการในสังกัดสำนักงานอธิการบดี โดยสภามหาวิทยาลัยแม่โจ้ ในคราวประชุมครั้งที่ 7/2550 เมื่อวันที่ 7 ตุลาคม พ.ศ. 2550 ให้แบ่งหน่วยงานที่มีฐานะเทียบเท่างาน พ.ศ. 2550 ดังนี้
“ข้อ 9 ให้แบ่งหน่วยงานภายในกองการเจ้าหน้าที่ ดังนี้
(1) งานบริหารและธุรการ
(2) งานตำแหน่งและอัตรากำลัง
(3) งานพัฒนาบุคลากร
(4) งานทะเบียนประวัติ
(5) งานวินัยและนิติการ
พ.ศ. 2552 เป็นส่วนราชการในสังกัดสำนักงานอธิการบดี โดยสภามหาวิทยาลัยแม่โจ้ ในคราวประชุมครั้งที่ 9/2552 เมื่อวันที่ 20 ธันวาคม พ.ศ. 2552 ให้แบ่งหน่วยงานที่มีฐานะเทียบเท่ากอง พ.ศ. 2552 ดังนี้
“ข้อ 2 ให้แบ่งหน่วยงานภายในกองการเจ้าหน้าที่ ดังนี้
(1) งานบริหารและธุรการ
(2) งานตำแหน่งและอัตรากำลัง
(3) งานพัฒนาบุคลากร
(4) งานทะเบียนประวัติ
(5) งานวินัยและนิติการ
Repository
Archival history
กองการเจ้าหน้าที่ สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยแม่โจ้ ทำหน้าที่..... โดยแบ่งเป็น 5 งานได้แก่ งานบริหารและธุรการ งานตำแหน่งและอัตรากำลัง งานพัฒนาบุคลากร งานทะเบียนประวัติ และงานวินัยและนิติการ
Immediate source of acquisition or transfer
รับมอบจากกองการเจ้าหน้าที่ สำนักงานอธิการบดี ตามนโยบายฝ่ายจดหมายเหตุ
Content and structure area
Scope and content
เอกสารในชุดนี้ประกอบด้วยเอกสารการดำเนินงานของกองบริหารทรัพยากรบุคคล ครอบคลุมงานทั้ง 4 ด้าน ได้แก่ เอกสารการบริหารงานทั่วไป ทะเบียนประวัติบุคลากร เอกสารเกี่ยวกับสวัสดิการ และเอกสารด้านแผนงานและอัตรากำลัง รวมถึงนโยบาย แผนงาน โครงการ และรายงานผลการดำเนินงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรบุคคลของมหาวิทยาลัยแม่โจ้
Appraisal, destruction and scheduling
เอกสารทั้งหมดได้ผ่านการประเมินคุณค่าตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม รวมถึงตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยแม่โจ้
Accruals
คาดว่าจะมีการรับมอบเอกสารเพิ่มเติมจากกองการเจ้าหน้าที่ สำนักงานอธิการบดี เป็นประจำทุกปี โดยเฉพาะในส่วนของ:
แฟ้มประวัติบุคลากรที่เกษียณอายุราชการหรือลาออกในแต่ละปีและเสียชีวิตแล้ว
การรับมอบเอกสารเพิ่มเติมจะดำเนินการตามนโยบายการจัดการเอกสารของจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยแม่โจ้ โดยจะมีการประสานงานระหว่างงานทะเบียนประวัติ กองบริหารทรัพยากรบุคคล และฝ่ายจดหมายเหตุและคอลเล็กชั่นเพิเศษ เป็นประจำทุกปี เพื่อกำหนดระยะเวลาและปริมาณเอกสารที่จะรับมอบ
แฟ้มประวัติบุคลากรที่เกษียณอายุราชการหรือลาออกในแต่ละปีและเสียชีวิตแล้ว
การรับมอบเอกสารเพิ่มเติมจะดำเนินการตามนโยบายการจัดการเอกสารของจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยแม่โจ้ โดยจะมีการประสานงานระหว่างงานทะเบียนประวัติ กองบริหารทรัพยากรบุคคล และฝ่ายจดหมายเหตุและคอลเล็กชั่นเพิเศษ เป็นประจำทุกปี เพื่อกำหนดระยะเวลาและปริมาณเอกสารที่จะรับมอบ
System of arrangement
เอกสารจัดเรียงตามโครงสร้างหน่วยงานย่อยของกองบริหารทรัพยากรบุคคล แบ่งออกเป็น 4 ชุดย่อยตามงานหลัก ได้แก่ งานอำนวยการ งานทะเบียนประวัติ งานสวัสดิการ และงานแผนงานและอัตรากำลัง ภายในแต่ละชุดย่อยจัดเรียงตามประเภทเอกสารและลำดับเวลา
Conditions of access and use area
Conditions governing access
การเข้าถึงเอกสารชุดนี้เป็นไปตามการให้บริการของฝ่ายจดหมายเหตุโดยมีเงื่อนไขดังนี้:
เอกสารทั่วไปที่ไม่มีชั้นความลับ สามารถเข้าถึงได้โดยนักวิจัยและบุคคลทั่วไป ภายใต้การกำกับดูแลของเจ้าหน้าที่ฝ่ายจดหมายเหตุ
แฟ้มประวัติบุคลากร มีข้อจำกัดในการเข้าถึงเพื่อคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โดย:
1. เจ้าของประวัติสามารถเข้าถึงแฟ้มประวัติของตนเองได้
2. ผู้วิจัยสามารถขออนุญาตเข้าถึงได้เป็นรายกรณี โดยต้องทำหนังสือขออนุญาตและระบุวัตถุประสงค์ของการวิจัยอย่างชัดเจน
3. เอกสารที่มีชั้นความลับ จะเปิดให้เข้าถึงได้เมื่อพ้นกำหนดระยะเวลาการรักษาความลับตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
4. การทำสำเนาเอกสารต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าฝ่ายจดหมายเหตุ และอาจมีค่าใช้จ่ายในการทำสำเนา
5. อาจมีข้อจำกัดในการเข้าถึงเอกสารบางรายการที่มีสภาพชำรุด เพื่อการอนุรักษ์
เอกสารทั่วไปที่ไม่มีชั้นความลับ สามารถเข้าถึงได้โดยนักวิจัยและบุคคลทั่วไป ภายใต้การกำกับดูแลของเจ้าหน้าที่ฝ่ายจดหมายเหตุ
แฟ้มประวัติบุคลากร มีข้อจำกัดในการเข้าถึงเพื่อคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โดย:
1. เจ้าของประวัติสามารถเข้าถึงแฟ้มประวัติของตนเองได้
2. ผู้วิจัยสามารถขออนุญาตเข้าถึงได้เป็นรายกรณี โดยต้องทำหนังสือขออนุญาตและระบุวัตถุประสงค์ของการวิจัยอย่างชัดเจน
3. เอกสารที่มีชั้นความลับ จะเปิดให้เข้าถึงได้เมื่อพ้นกำหนดระยะเวลาการรักษาความลับตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
4. การทำสำเนาเอกสารต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าฝ่ายจดหมายเหตุ และอาจมีค่าใช้จ่ายในการทำสำเนา
5. อาจมีข้อจำกัดในการเข้าถึงเอกสารบางรายการที่มีสภาพชำรุด เพื่อการอนุรักษ์
Conditions governing reproduction
การทำสำเนาและการนำเอกสารในชุดนี้ไปใช้อยู่ภายใต้เงื่อนไขดังต่อไปนี้:
1. การทำสำเนาเอกสารทั้งหมดต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากหัวหน้าฝ่ายจดหมายเหตุและคอลเล็กชั่นพิเศษ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยแม่โจ้
2. การทำสำเนาเพื่อการศึกษาและวิจัยสามารถทำได้ในปริมาณที่เหมาะสม โดยไม่เกินร้อยละ 10 ของเอกสารทั้งหมดในแต่ละแฟ้ม ยกเว้นได้รับอนุญาตเป็นกรณีพิเศษ
3. ห้ามทำสำเนาแฟ้มประวัติบุคลากรทั้งแฟ้ม อนุญาตให้ทำสำเนาเฉพาะบางส่วนที่จำเป็นต่อการวิจัยเท่านั้น และต้องได้รับอนุญาตเป็นกรณีพิเศษ
4. การทำสำเนาเอกสารที่มีลิขสิทธิ์ต้องได้รับอนุญาตจากเจ้าของลิขสิทธิ์ก่อน
5. ผู้ใช้ต้องชำระค่าธรรมเนียมในการทำสำเนาตามอัตราที่สำนักหอสมุดกำหนด
6. การนำเอกสารไปเผยแพร่หรือตีพิมพ์ ไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากมหาวิทยาลัย และต้องอ้างอิงแหล่งที่มาอย่างชัดเจน
7. หอจดหมายเหตุขอสงวนสิทธิ์ในการไม่อนุญาตให้ทำสำเนาเอกสารที่มีสภาพชำรุดหรือเสี่ยงต่อการเสียหาย
8. การถ่ายภาพเอกสารด้วยกล้องส่วนตัวต้องได้รับอนุญาตจากเจ้าหน้าที่และไม่อนุญาตให้ใช้แฟลช
9. ผู้ใช้ต้องลงนามในแบบฟอร์มข้อตกลงการใช้เอกสาร ซึ่งระบุเงื่อนไขการนำเอกสารไปใช้และความรับผิดชอบของผู้ใช้
10. ฝ่ายจดหมายเหตุและคอลเล็กชั่นพิเศษขอสงวนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการทำสำเนาและการนำไปใช้โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
1. การทำสำเนาเอกสารทั้งหมดต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากหัวหน้าฝ่ายจดหมายเหตุและคอลเล็กชั่นพิเศษ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยแม่โจ้
2. การทำสำเนาเพื่อการศึกษาและวิจัยสามารถทำได้ในปริมาณที่เหมาะสม โดยไม่เกินร้อยละ 10 ของเอกสารทั้งหมดในแต่ละแฟ้ม ยกเว้นได้รับอนุญาตเป็นกรณีพิเศษ
3. ห้ามทำสำเนาแฟ้มประวัติบุคลากรทั้งแฟ้ม อนุญาตให้ทำสำเนาเฉพาะบางส่วนที่จำเป็นต่อการวิจัยเท่านั้น และต้องได้รับอนุญาตเป็นกรณีพิเศษ
4. การทำสำเนาเอกสารที่มีลิขสิทธิ์ต้องได้รับอนุญาตจากเจ้าของลิขสิทธิ์ก่อน
5. ผู้ใช้ต้องชำระค่าธรรมเนียมในการทำสำเนาตามอัตราที่สำนักหอสมุดกำหนด
6. การนำเอกสารไปเผยแพร่หรือตีพิมพ์ ไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากมหาวิทยาลัย และต้องอ้างอิงแหล่งที่มาอย่างชัดเจน
7. หอจดหมายเหตุขอสงวนสิทธิ์ในการไม่อนุญาตให้ทำสำเนาเอกสารที่มีสภาพชำรุดหรือเสี่ยงต่อการเสียหาย
8. การถ่ายภาพเอกสารด้วยกล้องส่วนตัวต้องได้รับอนุญาตจากเจ้าหน้าที่และไม่อนุญาตให้ใช้แฟลช
9. ผู้ใช้ต้องลงนามในแบบฟอร์มข้อตกลงการใช้เอกสาร ซึ่งระบุเงื่อนไขการนำเอกสารไปใช้และความรับผิดชอบของผู้ใช้
10. ฝ่ายจดหมายเหตุและคอลเล็กชั่นพิเศษขอสงวนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการทำสำเนาและการนำไปใช้โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
Language of material
- Thai
Script of material
Language and script notes
Physical characteristics and technical requirements
1. ลักษณะทางกายภาพ:
- เอกสารส่วนใหญ่เป็นกระดาษขนาด A4 และบางส่วนเป็นขนาด F4 จัดเก็บในแฟ้มและกล่องเอกสารมาตรฐาน
- มีภาพถ่ายบุคลากรทั้งขาวดำและสี ขนาดต่างๆ
- มีสมุดประวัติประจำตัวของบุคลากร
2. สภาพเอกสาร:
- เอกสารส่วนใหญ่อยู่ในสภาพดี
- มีเอกสารบางส่วนที่มีร่องรอยการใช้งาน เช่น รอยพับ ขอบกระดาษเปื่อย
- เอกสารที่มีอายุเก่ากว่า 30 ปี มีสีกระดาษเปลี่ยนเป็นสีเหลือง และเปราะบางต้องระมัดระวังในการใช้งาน
3. ข้อกำหนดทางเทคนิค:
- เอกสารบางชุดมีการแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว สามารถเข้าถึงผ่านระบบคอมพิวเตอร์ภายในหอจดหมายเหตุ
4. ข้อควรระวัง:
- ผู้ใช้ต้องสวมถุงมือที่ทางหอจดหมายเหตุจัดเตรียมไว้เมื่อต้องสัมผัสกับเอกสารต้นฉบับโดยตรง
- ไม่อนุญาตให้ใช้ปากกาหรือดินสอในการจดบันทึกขณะใช้เอกสาร ให้ใช้ดินสอที่ทางหอจดหมายเหตุจัดเตรียมไว้ให้เท่านั้น
- ห้ามรับประทานอาหารหรือเครื่องดื่มในบริเวณที่ใช้เอกสาร
- เอกสารที่มีสภาพเปราะบางอาจต้องใช้แท่นรองพิเศษในการอ่าน
Finding aids
Allied materials area
Existence and location of originals
ต้นฉบับทะเบียนประวัติถูกจัดเก็บไว้ที่หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยแม่โจ้
Existence and location of copies
Related units of description
Notes area
Alternative identifier(s)
Access points
Subject access points
Place access points
Name access points
- กองบริหารทรัพยากรบุคคล สำนักงานมหาวิทยาลัย (Creator)
- กองบริหารทรัพยากรบุคคล สำนักงานมหาวิทยาลัย (Subject)
Genre access points
Description control area
Description identifier
Institution identifier
Rules and/or conventions used
การจัดทำคำอธิบายจดหมายเหตุนี้เป็นไปตามมาตรฐาน ดังนี้:
ISAD(G): General International Standard Archival Description, Second Edition, 1999
แนวทางการจัดทำคำอธิบายจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พ.ศ. 2557
คู่มือการจัดทำคำอธิบายจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยแม่โจ้
ISAD(G): General International Standard Archival Description, Second Edition, 1999
แนวทางการจัดทำคำอธิบายจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พ.ศ. 2557
คู่มือการจัดทำคำอธิบายจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยแม่โจ้
Status
Final
Level of detail
Full
Dates of creation revision deletion
จัดทำครั้งแรกเมื่อ: 15 มิถุนายน 2566
ปรับปรุงครั้งล่าสุดเมื่อ: 22 กันยายน 2567
ปรับปรุงครั้งล่าสุดเมื่อ: 22 กันยายน 2567
Language(s)
- Thai
Script(s)
Sources
Archivist's note
คำอธิบายจดหมายเหตุนี้จัดทำโดย สิทธิชัย วิมาลา บรรณารักษ์ประจำฝ่ายจดหมายเหตุและคอลเล็กชั่นพิเศษ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยแม่โจ้ โดยอ้างอิงจากการสำรวจเอกสารโดยตรง และการสอบถามเจ้าหน้าที่ ร่วมกับการศึกษาประวัติและโครงสร้างของหน่วยงาน
Archivist's note
คำอธิบายจดหมายเหตุนี้จะได้รับการทบทวนและปรับปรุงทุกปี หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างหรือภารกิจของกองการเจ้าหน้าที่อย่างมีนัยสำคัญ